Czy mogę nie wiedzieć, że jestem okradany? O “efekcie komara” …

W ostatnim czasie prowadzone są spore dyskusje o zagrożeniach, na jakie są narażone przedsiębiorstwa w Polsce. W niektórych uczestniczą także nasi eksperci. Nie dziwi nas, że dyskusja o patologiach w biznesie, takich jak korupcja, nadużycia, nierzetelni i nieuczciwi pracownicy czy klienci są przedmiotem dyskusji w prasie i mediach publicznych. Niedawno wyjaśniałem dziennikarzowi, że przed oszustwami należy i można się bronić, można również im skutecznie przeciwdziałać a nie czekać, aż osoby nieuczciwe doprowadzą do strat.

Wśród moich rozmówców pojawiło się pytanie:

Po czym poznać, że jestem okradany?

Rozpoznanie tego czy jestem ja lub moja firma jesteśmy okradani i oszukiwani nie jest to łatwe dla kogoś, kto nie ma w tym doświadczenia, ale jest to możliwe. Pierwszą kradzież w swoim życiu wykryłem w ciekawy sposób. Będąc na kursie językowym w Oxford, że ze skrytki w walizce, gdzie przechowywałem pieniądze by nie nosić ich stale przy sobie (był to 1989 r) stale ginęły mi drobne kwoty. Szybko udało się wyeliminować, że pieniądze giną przypadkiem, a jeszcze szybciej udało się ustalić, że nie ewentualnym sprawcą kradzieży jest ktoś z obsługi szkoły, mieszczącej się w zabytkowym budynku przy Brevery Street. Natomiast zauważono, że nie tylko mnie giną pieniądze. Zgłoszenie złożyło kilkoro uczestników szkolenia. W tym momencie patrząc na barokowe mury college’u zapytałem, czy można sprawdzić, czy klucze okradzionych osób pasują do siebie. Okazało się, że tak, a same klucze do pokoi zrobił parę wieków temu  któryś z miejscowych rzemieślników. Szybko odkryliśmy, do których pokoi pasują nasze klucze i okazało się, że tylko jeden pokój nie został okradziony. Pokój złodzieja. W ten sposób odkryliśmy, że rzemieślnik oszczędzając na pracy, a mając do zrobienia kilkadziesiąt zamków, wpadł na pomysł, że cześć kombinacji ustawień zapadek powieli, oszczędzając w ten sposób sobie sporo pracy, a i tak zapłacą mu jak za kilkadziesiąt zamków, z unikalnymi, niepowtarzalnymi kombinacjami zapadek. Pewnie rzemieślnik pomyślał: “Kto na to wpadnie!?”. No wpadł na to młody student szukając zależności pomiędzy faktem ginących mu wakacyjnych zaskórniaków a tym, że jedyny klucz do pokoju, miał on sam.  Można rozpoznać, że ktoś szykuje się na nasz majątek, jak również można rozpoznać, czy jesteśmy już okradani i zawsze istnieje możliwość złapania   sprawcy na gorącym uczynku. Wymaga to jednak odrobiny intelektualnego wysiłku. A jak pokazuje powyższa prawdziwa historia, oszczędzanie na bezpieczeństwie może da chwilową satysfakcję, ale w dłuższej perspektywie jedynie przesunie w czasie ewentualny atak i utratę czyjejś reputacji.

Badania Stowarzyszenia Ekspertów ds. Przeciwdziałania Oszustwom, Nadużyciom Gospodarczym i Korupcji (ACFE) potwierdzają, że każdego roku przedsiębiorstwa tracą ok. 5% przychodów na skutek nadużyć związanych z oszustwami dokonanymi ze strony pracowników i partnerów biznesowych oraz innych powiązanych osób. Moje własne obserwacje prowadzone przez lata pracy z wyłudzeniami i oszustwami potwierdzają, że w zależności od branży, długości czasu bycia „poza kontrolą” antyfraudową oraz w powiązaniu ze stosowanym w firmie modelem zarządzania i sprzedaży, straty wynosić mogą od 4 do 8% i więcej przychodów przedsiębiorstwa. Inną tendencją jest (co mnie osobiście zastanawia), że co kilka lat – od 3 do 5 – zdarzają się tzw. mega tąpnięcia, czyli duże jednorazowe wyłudzenia sięgające bardzo wysokich kwot. Ja to nazywam “kumulacją” szczególnie w tych przedsiębiorstwach, gdzie po dłuższym okresie względnego spokoju, mechanizmy kontroli wewnętrznej oraz antyfraudowej, zaczynają “przysypiać” a zdarza się, że ze względów na oszczędności, “przyśpieszenie procesów sprzedażowych”, oraz z powodu “braku fraudów” są środki na działania antyfraudowe są ograniczane, ludziom od fraudów zaczyna się dorzucać obowiązków z fraudami nie mających nic albo niewiele wspólnego a znam przypadek, że jednostki odpowiedzialne za zarządzanie wyłudzeniami są po prostu likwidowane. Tak, dobrze Państwo czytacie, zgadza się – można to na prawdę porównać do sytuacji, kiedy ze względu na fakt, że złodzieje unikają domu z alarmem połączonym z ochroną – właściciel wpada na pomysł zerwania umowy z firmą ochroniarską oraz likwiduje zabezpieczenia, bo uważa, że zamek patentowy i silne drzwi wystarczą, gdyż “mieszkamy w takiej bezpiecznej okolicy”. Obserwowałem kiedyś taką historię i mogę powiedzieć, że złodzieje długo nie czekali na idealną wprost okazję – okradli dom moich znajomych kilka dni później, gdy wyjechali na długi weekend. Ale w biznesie nie jest to rzadkością, ale efekt braku lub niedoskonałych zabezpieczeń jest potem jedną z największych tajemnic firmowych, o których nikomu się nie nic mówi. Tu dochodzimy do drugiej grupy ciekawych zjawisk. Otóż działania oszukańcze i wyłudzenia, ze swojej natury mają charakter ukryty. Są tak głęboko skrywane, gdyż im dłużej ofiara nie wie, że jest oszukiwana na tym większe kwoty uda się ją okraść czy oszukać. Oszustwa kochają ciszę.

W tym momencie zainteresowani mogą zadać pytanie:

Jak długo trwa takie oszustwo?

I tu też mogę sięgnąć po badania jakie przeprowadziły osoby zajmujące się zarządzaniem ryzykiem nadużyć. Otóż coroczne badania przeprowadzone przez jednostki forensic Wielkiej Czwórki, szczególnie EY, PwC i Deloitte a dotyczące zjawisk związanych z wyłudzeniami, a co ja mogę spokojnie potwierdzić – najbardziej kosztowne dla firm oszustwa trwają latami.

Średni czas trwania oszustwa – czyli czas od kiedy osoba nieuczciwa rozpoczęła oszukiwanie do dnia, kiedy jej proceder został wykryty i zakończony – trwa od 7 do 10 lat. Mówimy o średnim czasie trwania oszustwa. Zdarzają się jednak oszustwa, które trwają i dłużej.

Nie tak dawno, bo na początku tego roku, w Paryżu rozpoczął się proces, w którym szefom znanego wydawnictwa CTEA postawiono zarzut oszukiwania współpracujących z nim reklamodawców. Firma medialna zapewniająca, iż sprzedaje wielotysięczne nakłady kilkudziesięciu specjalistycznych magazynów pobierała od reklamodawców pieniądze i drukowała kilkaset sztuk czasopism wysyłając je partnerom. Według aktu oskarżenia założyciel CTEA Jean Marouani dorobił się na tym oszustwie milionów euro, a sam proceder trwał od lat 60-tych XX wieku. Wśród ofiar CTEA są między innymi takie koncerny jak Pfizer, Airbus, Siemens, MAN czy Alcatel-Lucent. (Czytaj więcej) Powyższy przykład pokazuje, że zaufanie można wykorzystać i tak, że ofiara jest oszukiwana nawet 40 lat. Wielkim sukcesem każdej organizacji i widomym znakiem, że proces zarządzania fraudami idzie w dobrym kierunku, jest traktowanie jako parametr postępu skracanie średniego czasu trwania oszustwa. Im szybsze wykrywanie a jeszcze lepiej, blokowanie każdego działania mającego znamiona próby oszustwa lub wyłudzenia pozwala zaoszczędzić spore kwoty pieniędzy i sprawia, że inwestycja w przeciwdziałanie wyłudzeniom, nierzetelności pracowniczej, oszustwom, korupcji czy innym formom fraudów – jest prostą drogą do oszczędności. A ile można oszczędzić? Otóż nie dopuszczając do strat, pomagamy pozostać pieniądzom w naszej kieszeni a blikujemy ich przepływ do osób chcących nasz oszukać lub okraść. I tu dochodzimy do kolejnego pytania

Jak wielkie mogą być z tego tytułu straty?

Duże. Algorytm prawie każdego wyłudzenia można opisać w sposób prosty. Oszust – członek organizacji, pracownik, kooperant, nieuczciwy klient – im dłużej współpracuje z ofiarą, poznaje ją. Czasami z powodu przypadku, pomyłki, albo odkrywa lukę albo widzi, że udaje mu się okraść ofiarę bez konsekwencji i bezkarnie. Psychologicznie początkowo wywołuje to u sprawcy przerażenie – ukradł, pomylił się, przypadkiem odkrył lukę i wykorzystał ją na swoją korzyść. Potem czuje, że nikt tego nie dostrzegł. Rozgląda się po firmie, nawet potrafi podpytać, czy „nasza współpraca jest dobrze oceniana”, prosi o wydanie rekomendacji, awans, etc. Widzi, że nic się mu nie stało. Wielu oszustów wchodząc do organizacji i biorąc ją na cel, stosuje metodę małych kroczków. Patrzy, gdzie i jak daleko może się posunąć i jak wiele może zrobić niezauważony i bezpiecznie dla niego.

Mija czas i nikt do niego się nie zgłasza, nie melduje mu, czy przypadkiem się nie pomylił, czy przypadkiem nie dostał za dużo pieniędzy, albo przypadkiem nie wzbogacił się w sposób niewłaściwy. Nie zostaje wezwany przed oblicze szefa. Przysłany do jego działu audyt wewnętrzny nic nie wykrył, a compliance oficer okazał się całkiem “sympatycznym” kolegą, z którym można pogadać i jeszcze wiele się dowiedzieć od niego o obowiązujących zabezpieczeniach.  Jednak w pewnym momencie, kiedy pieniążki tak zdobyte się kończą (łatwo przyszły, łatwo poszły), patrzy i przygląda się, czy może ten sam “numer” powtórzyć. I … dochodzi do wniosku, że można. Ten „numer” znowu się udaje. Oszust się wzbogaca, organizacja tego nie wyczuwa, nie odkrywa, więc to samo się powtarza aż do skutku. Z czasem, sprawca modyfikuje sposoby, czując się bezczelny,  zmienia modus operandi, zwiększa się częstotliwość oszustw. Coraz więcej pieniędzy przechodzi od okradanego do okradającego. I proszę pomyśleć, że może to trwać latami. Księgowa, może latami przekazywać na swoje konta drobne przelewy podłożone do podpisu śpieszącym się szefom, korekty faktur, wystawione pod fikcyjnie świadczone usługi, przez fikcyjne firmy. Dostawca może dopisywać grosze do faktur na duże kwoty i te grosze potem przelewać po cichu na konto odbiorcy towaru lub usługi – Państwa podwładnego, bez którego nigdy by nie doszło do kontraktu. To wszystko może trwać latami. Pracownik, może kraść na drobne kwoty, tak drobne, że dopiero zsumowanie ich wywołuje odwodnienie organizmu członków zarządów i właścicieli, których powinni powiadomić a czego czasami (co się zdarza) nie robią, woląc ukryć takie informacje w strachu przed ich gniewem i konsekwencjami. I tak czasami tolerując pewne patologie nawet, jeśli istnieją na nie proste rozwiązania.

Kradnij mało, ale przez dłuższy czas

W/w zasada to przepis na oszustwa doskonałe. Wszystkie badania jakie były robione celem określenia procentu podmiotów, jakie są oszukiwanie i świadomości tego, czy są okradane mówią jasno – jakieś 54%  firm ma świadomość, że są okradane. A na prawdę prawie 94% firm jest okradanych. Wniosek? Jest chyba prosty – około 40% firm nie wie, że są okradane, nie robi dokładnie nic a straty jakie ponoszą, przypisują wielu, bliżej im nieznanym zjawiskom losowym lub przypadkowym.

Wykorzystują to wszyscy oszuści – oni są cierpliwi – potrafią przyczaić się, zyskać nasze zaufanie, stać się naszym najlepszym kooperantem, klientem, zaufanym managerem, przyjacielem. Usypiają naszą czujność, pilnują, czy nie zbliża się zagrożenie. Wielu z nich to osoby nigdy nie podejrzewane o to, że byli w stosunku do nas nieuczciwi.  Pierwsi są w pracy, ostatni wychodzą. Nie biorą urlopów, bo muszą czuwać nad swoim bezpieczeństwem i powodzeniem ich przekrętów. Nie bez powodu są często nagradzani tytułami najlepszego pracownika, kooperanta, sprzedawcy. Mają też często najlepsze wyniki. Są pierwsi do pomocy, bo dzięki zaufaniu szefów, pracowników, im więcej można niż innym a także oni wiedzą więcej niż powinni wiedzieć. Wszystko po to, by oszustwa jakiego się dopuszczają, nikt nie wykrył, bo im dłużej są bezkarni, tym więcej zarabiają. Tym też większe są straty tych, których okradają. I tym trudniej jest ich wykryć. Z moich badań wynika jednoznacznie, że

szukanie oszustwa w organizacji czy wokół niej – to jak szukanie igły w wielkim stogu siana.

Wiara, że to “samo wyjdzie” albo wykryją to procedury ma nikłe podstawy praktyczne. W mojej kilkudziesięcioletniej praktyce – procedury a dokładnie zaszyte w nich tzw. “czerwone flagi” potrącone przez nieuważnych a nawet początkujących w fraudach pracowników, są łatwo tłumaczone. Opisane wyżej “macanie zabezpieczeń”, gdy są to delikatne naruszenia, rozmywają się po kościach i są bagatelizowane. Część może rzeczywiście, z powodu nieostrożności wyjdzie, gdy sprawca potrąci jakąś podstawioną „czerwoną flagę” (np. przeprowadzi się kontrolę podczas wymuszonego urlopu, pod nieobecność pracownika i coś się znajdzie). Ale takie oszustwa, wykrywają tylko eksperci, dobrzy w swoim fachu. Często podczas szkoleń opisuję to zjawisko, jako obserwowanie spokojnej tafli jeziora. Nieliczni potrafią na podstawie docierającego w mroku odgłosu chlupnięcia odgadnąć czy to była polująca ryba, a może uciekający przed drapieżnikiem narybek albo odgłos taplającego się w wodzie pływaka. Czasami określenie skąd pochodzą “zmarszczki na wodzie”, pozwala określić, kto lub co je spowodowało. A tak często wygląda poszukiwanie sprawcy w korporacji i organizacji.

Kiedyś przeprowadziłem z moimi kolegami badania. Wraz z moimi współpracownikami przez 9 kwartałów notowaliśmy stosunek procentowy ilości osób zidentyfikowanych na różnych formach fraudów, na tyle pewnych, iż zostały złożone zawiadomienia do prokuratury,   do ilości ogółu zatrudnionych. Chcieliśmy po prostu mieć wskaźnik efektywności naszego działania oraz jak nasze przeciwdziałanie fraudom, przekłada się na ilość samych fraudów. Okazało się, że przez te 9 kwartałów, tylko 0,336% pracowników, można było uznać za nieuczciwych. A sama liczba fraudów wraz z przyjętymi i stosowanymi przez nas metodami wpływała na ich zmniejszenie. Co to oznacza? Tylko jedno – pokazuje stopień trudności wykrywania i podejścia do fraudów i nadużyć. To nie jest po prostu takie proste. Ale jest to jedynie skuteczne.  Są ludzie, którym warto powiedzieć:

Oszustw oraz nieuczciwości nigdy się nie wyeliminuje. Ale można je mocno ograniczyć.

Jeśli statystycznie zatrudniasz 250 pracowników, czyli jesteś reprezentantem tzw. grupy małych i średnich przedsiębiorstw, przynajmniej jedna osoba Cię okrada. I ta jedna osoba przyjmując, że masz przychody na powiedzmy poziomie miliona złotych – zabiera Ci z tego miliona około 5% i więcej. Nie, nie jednorazowo – ale rocznie. To 50 000 złotych od każdego miliona. Dla jednych wiele dla innych niewiele. Ale to 5% twoich przychodów. A teraz pomyśl, że ten proceder trwa powiedzmy statystycznie 7 lat. I tu dochodzimy do prostego obliczenia. Przez te 7 lat jedna osoba jest w stanie ukraść Ci ok. 350 000 zł. Tak, że Ty, Twoja firma, Twoi pracownicy mogą tego nawet nie dostrzec, nie poczuć. Ale poczują – kiedy bezczelny oszust czując się bezkarny, czując się pewnie, sięgnie po więcej. A sięgnie nie dzisiaj, to za rok, dwa…

Problem w tym, że ten jeden pracownik, może wcale nie być jeden i może być ich więcej. Mogą też kraść więcej, jeśli Twoja firma ma większe obroty.

Czy dla Ciebie 350 tysięcy, to nic?

Jeśli nie, mam propozycję – zajrzyj do naszego Biura, zapraszam Cię serdecznie. Za daleko? Napisz e-mail.  Tylko porozmawiajmy – ta rozmowa pozostanie i tak między nami. Przekonam Cię, że lepiej wydać te pieniądze i zainwestować w sprawny system wykrywania nadużyć. Ta inwestycja nie tylko to zwróci się szybko, bo wyeliminujesz straty jakie zrobiły te „ wysysające Ci gotówkę komary”. Zarobisz, bo dzięki temu, koszt ryzyka rynkowego, koszty działalności Twojej firmy spadną i może się okazać, że jedynymi zwalnianymi pracownikami będą Ci, których złapiesz na nieuczciwości.  A ile zyskasz na reputacji? O ile spokojniejszy będziesz myśląc o swojej firmie? Ci, co mają sprawne jednostki antyfraudowe z czasem mają też mniejsze koszty uzyskania przychodów, ludzie pracują bardziej efektywnie, spada marnotrastwo a wzrasta wiedza o funkcjonowaniu firmy i ludziach, którzy ją stanowią. To nie magia… to po prostu życie.

Hits: 232

Leave A Comment

WP to LinkedIn Auto Publish Powered By : XYZScripts.com